Innkaupareglur Mosfellsbæjar

Samþykkt á 531. fundi bæjarstjórnar þann 10. mars 2010
Afgreitt á 531. fundi bæjarráðs þann 25. febrúar 2010 

 

Innkaupareglur Mosfellsbæjar

I. kafli
Tilgangur, gildissvið og ábyrgð

1. gr.
Tilgangur
Reglur þessar eru settar til að stuðla að vönduðum og hagkvæmum innkaupum Mosfellsbæjar og tryggja gæði vöru, þjónustu og verka sem Mosfellsbær kaupir. Ennfremur skulu reglurnar stuðla að því að litið sé til umhverfissjónarmiða og líftíma vöru við innkaup. Reglum þessum er ætlað að stuðla að því að Mosfellsbær hagi innkaupum sínum í samræmi við góða viðskiptahætti og tryggja að stjórnsýsla á sviði innkaupa sé vönduð. Reglum þessum er ætlað að stuðla að því að almennar kröfur um stjórnfestu og fyrirsjáanleika í framkvæmd, gagnsæi, jafnræði og málskotsrétt séu virtar við innkaup.

2. gr.
Orðskýringar
Innkaup: kaup á hvers kyns aðföngum, þ.e. kaup á þjónustu, verkum (verklegum framkvæmdum) eða vörum.
Útboð: innkaupaferli þar sem hvaða fyrirtæki sem er getur lagt fram tilboð. Undir
hugtakið útboð falla heiti þar sem lýst er því sem boðið er út, eins og þjónustuútboð,
verkútboð, vöruútboð, en einnig heiti eins og alútboð, samkeppni, hönnunarsamkeppni, tveggja áfanga keppni og útboð með tveggja umslaga kerfi, hvort heldur um er að ræða opin eða lokuð útboð. Forval er hluti útboðsferils.

3. gr.
Gildissvið og ábyrgð
Reglur þessar gilda fyrir sveitarfélagið Mosfellsbæ og allar stofnanir, deildir og fyrirtæki sem rekin eru af Mosfellsbæ.
Kynning og utanumhald þessara innkauparegla er á hendi stjórnsýslusviðs. Ábyrgð á að innkaup séu í samræmi við innkaupareglur þessar og ákvæði laga er á hendi Framkvæmdastjóra, deildarstjóra  eða þess starfsmanns sem til þess er bær að hafa innkaup með höndum.
Innkaupareglum Mosfellsbæjar skal fylgt við öll stærri innkaup, sem og lögum um
framkvæmd útboða nr. 65/1993 og lögum um opinber innkaup nr. 84/2007 eftir því sem við á.


II. kafli.
Samningar og innkaupaaðferðir

4. gr.
Samningar og viðmiðunarfjárhæðir
Meginreglan er sú að beitt skuli útboðum við innkaup.
Þegar áætluð samningsfjárhæð vegna kaupa á þjónustu og verkum fer yfir 25 mkr. skal útboð viðhaft.
Ef áætluð samningsfjárhæð vegna kaupa á vörum fer yfir 10 mkr. skal sömuleiðis viðhafa útboð. Viðmiðunarfjárhæðir eru án virðisaukaskatts.

Þegar áætluð samningsfjárhæð er yfir viðmiðunarfjárhæð vegna opinberra innkaupa á EES svæðinu skv. reglugerð nr. 807/2007 skal viðhafa útboð á EES svæðinu með þeim áskilnaði sem getur um í lögum nr. 84/2007.
Við mat á ætlaðri fjárhæð samnings skal telja með allan kostnað innkaupa miðað við þann tíma þegar auglýsing um innkaupin birtist. Sé fyrirhugað að kaupa vöru, þjónustu eða verk í áföngum skal miða við samanlagt heildarverð allra áfanga sem boðið er út. Óheimilt er að skipta innkaupum niður með einum eða öðrum hætti til að lækka fjárhæð, eða áætlaða fjárhæð innkaupa í þeim tilgangi að komast hjá útboði/verðfyrirspurn. Þannig er t.a.m. óheimilt að skipta innkaupum milli tímabila og skipta eða láta skipta reikningum frá seljendum niður í smærri einingar.
Framkvæmdastjóra, deildarstjóri eða sá starfsmaður sem til þess er bær að hafa innkaup með höndum, skal annast alla samningsgerð í framhaldi útboða og verðfyrirspurna sé ekki annað ákveðið sbr. 6. gr.
Óheimilt er að gera ótímabundna samninga.

5. gr.
Innkaupaaðferðir
Við innkaup hjá Mosfellsbæ skulu eftirfarandi innkaupaaðferðir notaðar:
1. innkaup eða pöntun, án undangenginnar fyrirspurnar eða útboðs
1.1. innkaup samkvæmt rammasamningi
2. verðkönnun, og samningur/pöntun í kjölfarið
3. útboð, opið eða lokað, og samningur/pöntun í kjölfarið

Við innkaup Mosfellsbæjar er einnig heimilt, þar sem við getur átt, að beita eftirtöldum aðferðum:
• Samningskaupum að undangenginni birtingu útboðsauglýsingar.
• Samningskaupum án undangenginnar birtingar útboðsauglýsingar.
• Samningskaupum vegna hönnunarsamkeppni.

6. gr.
Umsjón innkaupa
Framkvæmdastjóri, deildarstjóri eða sá starfsmaður sem til þess er bær að hafa innkaup með höndum sbr. 21. gr. hefur yfirumsjón með öllu innkaupaferlinu hvort heldur er um að ræða, innkaup, innkaup gegnum rammasamning, verðkönnun eða útboði.


III. kafli
Útboð og Verðkannanir

7. gr.
Opið útboð
Þegar um er að ræða kaup á verki eða þjónustu sem margir geta framkvæmt eða veitt, eða vöru sem margir selja eða geta útvegað, skal almennt viðhafa opið útboð.

8. gr.
Lokað útboð
Þegar opnu útboði verður ekki við komið, það þykir ekki hagkvæmur kostur eða aðrar
málefnalegar ástæður eru fyrir hendi, er heimilt að viðhafa lokað útboð. Almennt skal lokað útboð ekki viðhaft nema að undangengnu forvali. Þegar lokað útboð er viðhaft skal leitast við að ná fram raunhæfri samkeppni og því skal lágmarksfjöldi þátttakenda vera fjórir, ef þess er nokkur kostur.
Þegar um er að ræða vandasöm, faglega og/eða tímalega krefjandi og/eða fjárfrek verk skal tryggja eins og kostur er að væntanlegir bjóðendur hafi bæði faglega og fjárhagslega getu til að framkvæma viðkomandi verk.

9. gr.
Lokað útboð án forvals
Viðhafa má lokað útboð meðal valdra bjóðenda, án forvals, enda liggi málefnalegar og gildar ástæður því að baki.

10. gr.
Forval
Þegar forval er viðhaft til að velja þátttakendur í lokuðu útboði, samkeppni eða
samningskaupum, skal þess krafist í forvalsgögnum að umsækjendur leggi fram upplýsingar sem sýna getu þeirra til að taka að sér verkefnið. Þannig skal í forvalsgögnum koma fram með skýrum og greinargóðum hætti hvaða gagna eða upplýsinga er krafist frá umsækjendum og hvernig verði staðið að vali á þátttakendum. Hægt er að takmarka fjölda þátttakenda í útboði, samkeppni eða samningskaupum, t.d. þannig að í forvalsgögnum komi fram að aðeins umsækjendur sem uppfylla tilteknar lágmarkskröfur fái að taka þátt í því eða að aðeins tiltekinn fjöldi fái þátttökurétt.

11. gr.
Auglýsing útboða
Útboð skal auglýsa opinberlega. Í auglýsingu skal koma fram hvar og hvenær útboðsgögn eru til afhendingar, hver kaupandi er, hvað boðið er út, hver frestur er til að skila tilboði og skilatími þess sem verið er að bjóða út.
Við lokað útboð skal senda orðsendingu um útboðið til þeirra sem kaupandi gefur kost á að gera tilboð. Í orðsendingunni skal, auk þess sem tilgreint er í 1. mgr., koma fram hvaða aðilum er gefinn kostur á að gera tilboð.

12. gr.
Útboðsgögn
Útboðsgögn skulu innihalda allar nauðsynlegar upplýsingar svo unnt sé að gera tilboð. Frestur til að skila tilboði skal alltaf vera hæfilegur miðað við umfang þess sem boðið er út.
Í útboðsgögnum skal skýrt koma fram hvernig tilboð verði metin og hvaða forsendur verði lagðar til grundvallar vali á samningsaðila.

13. gr.
Verðkönnun og viðmiðunarfjárhæðir
Þegar ekki er viðhaft útboð eins og meginreglan kveður á um, vegna innkaupa á  þjónustu, verkum eða vöru skal verðkönnun almennt vera undanfari viðskipta.
Skylt er að verðkönnun sé undanfari viðskipta þegar áætluð fjárhæð innkaupa á  þjónustu, verkum er hærri en 12,5 mkr. og þegar fjárhæð innkaupa á vörum er hærri en 5 mkr. Öll viðmiðunarverð eru án virðisaukaskatts.
Framkvæmdastjóra, deildarstjóri eða sá starfsmaður sem til þess er bær að hafa innkaup með höndum annast verðkönnun á þjónustu, verkum eða vöru fyrir stofnanir, deildir og fyrirtæki Mosfellsbæjar, nema annað sé ákveðið sbr. ákvæði 6. gr..
Verðkönnun er framkvæmd, þar sem útboð er ekki talið eiga við, til að afla tilboða frá tilteknum aðilum sem taldir eru geta útvegað þjónustu, verk eða vöru sem óskað er eftir hverju sinni. Þrátt fyrir að verðkönnun séu óformlegri en útboð, samkvæmt þeim lögum sem um útboð gilda, skal tilboða aflað á grundvelli skriflegra fyrirspurnargagna og tilboð skulu einnig vera skrifleg. Heimilt er að senda út fyrirspurnir og taka við tilboðum í verðkannanir með símbréfi og/eða tölvupósti.
Málsmeðferð öll skal vera vönduð, verðkönnunargögn skulu vera skýr og greinargóð og skýrt skal koma fram ef meta á tilboð á öðrum forsendum en verði einu saman.

14. gr.
Undanþága frá útboði og/eða verðkönnun
Heimilt er að veita undanþágu frá útboði og verðkönnun ef ríkar ástæður eru fyrir hendi, svo sem ef búnaður fæst eingöngu hjá einum aðila. Einnig í neyðartilfellum þegar bregðast þarf skjótt við og lagfæra t.d. eftir tjón o.þ.h.
Þeir sem undanþágu geta veitt eru framkvæmdastjóri viðkomandi sviðs.
Rammasamningar Ríkiskaupa er ígildi útboðs og þar af leiðandi undanþegnir verðkönnunum.


IV. Kafli
Mat á tilboðum og samningsaðillum

15. gr.
Mat og val á tilboðum/samningsaðilum og umhverfiskröfur
Ætíð skal taka því tilboði sem hagkvæmast er miðað við kröfur í útboðslýsingu, lög og reglur.
Ef hagstæðasta tilboð er ekki jafnframt lægsta tilboð skal það rökstutt sérstaklega.
Í útboðsgögnum skal tilgreina forsendur fyrir vali tilboðs með eins nákvæmum hætti og framast er unnt. Í forsendum má ekki vísa til annarra atriða en staðreynd verða á grundvelli gagna sem bjóðendur leggja fram eða með öðrum hlutlægum hætti. Við gerð útboðsgagna skal taka mið af umhverfissjónarmiðum m.a. líftímakostnaðar þar sem það á við.
Kaupandi skal meta tilboð á grundvelli þeirra forsendna fyrir vali tilboðs sem fram komu í upphaflegri útboðsauglýsingu eða skýringargögnum og skal velja hagkvæmasta. Við mat á hagkvæmni tilboðs skal taka tillit til umhverfissjónarmiða . Í því felst m.a. að velja umhverfisvæna vöru og þjónustu, sem hafa í för með sér sem minnstan úrgang og lágmörkun í magni, hráefnis og orku. Leitast skal við að velja sem mest af umhverfismerktum vörum, s.s. vörum sem merktar eru með norræna umhverfismerkinu Svaninum eða öðrum viðurkenndum umhverfismerkingum, og vörum sem gefa kost á endurnýtingu.
Kaupanda er heimilt að óska eftir því að sá þátttakandi sem átt hefur hagkvæmasta boð skýri atriði í tilboði sínu eða staðfesti tilteknar skuldbindingar sem þar hafa komið fram, enda leiði það ekki til þess að grundvallarþáttum í tilboðinu, eða útboðsauglýsingu, sé breytt þannig að samkeppni sé raskað eða um mismunun verði að ræða.
Leggja skal fram rökstuðning með tillögu um val á samningsaðila.

16. gr.
Fjárhagsstaða bjóðenda/viðsemjenda
Fjárhagsstaða bjóðanda skal vera það trygg að hann geti staðið við skuldbindingar sínar gangvart sveitarfélaginu og á þessi grein við III. kafla þessara reglna.
Óheimilt er að gera samning við þann sem eftirfarandi á við um:
1. Sætir nauðasamningum eða er undir gjaldþrotaskiptum.
2. Er í vanskilum með opinber gjöld til sveitarfélagsins eða stofnana þess
Óheimilt er að greiða viðsemjanda vegna verks eða þjónustu fyrr en fullnægjandi
samningsefndatrygging liggur fyrir og samningur er frágenginn.
Heimilt að gera kröfur um jákvæða eiginfjárstöðu tilboðsgjafa í útboðum.
Heimilt er að kanna viðskiptasögu eigenda. Leiði sú könnun í ljós að eigandi eða fyrirtæki hans hafi lent í greiðslu- eða gjaldþroti sbr. 28. gr. laga um opinber innkaup, sl. fimm ár (gjaldþrot, nauðasamninga, greiðslustöðvun o.fl.) ber að vísa bjóðanda frá, enda eigi í hlut sams konar rekstrareining, með sömu eða nær sömu eigendur, í sömu eða nær sömu atvinnustarfsemi, en með nýja kennitölu.

17. gr.
Meðferð reikninga vegna innkaupa
Í skriflegum samningum um innkaup á verkum, vöru eða þjónustu skal skýrt kveðið á um reikningsgerð og greiðslutilhögun.

V. Kafli
Almenn ákvæði

18. gr.
Ábyrgð á því að farið sé að reglum um innkaup
Ábyrgð á að innkaup séu í samræmi við reglur þessar er á hendi Framkvæmdastjóra, deildarstjóra eða þess starfsmanns sem hefur innkaup með höndum.

19. gr.
Hæfis- og siðareglur
Enginn starfsmaður Mosfellsbæjar eða fulltrúi í nefnd, ráði eða stjórn á vegum bæjarins má eiga aðild að ákvörðunum um innkaup, sem varða aðila sem þeir eru náskyldir eða í hagsmunatengslum við. Ber starfsmanni eða nefndarfulltrúa að hafa frumkvæði að því að gera viðvart um ástæður er kunna að valda vanhæfi hans sbr. hæfisreglur í 3. gr. stjórnsýslulaga.
Starfsmönnum Mosfellsbæjar og fulltrúum í nefndum, ráðum eða stjórnum á vegum
bæjarins er óheimilt að þiggja boðsferðir og gjafir sem tengjast viðskiptum við
Mosfellsbæ nema um sé að ræða óveruleg verðmæti og með vitneskju næsta yfirmanns.
Allir starfsmenn er koma að innkaupum og innkaupamálum skulu gæta þagmælsku um það sem þeir fá vitneskju um í starfi sínu og leynt á að fara vegna viðskiptahagsmuna eða af öðrum ástæðum sem leiða af lögum eða eðli máls.

20. gr.
Tengdir aðilar
Almennt eru tengdir aðilar aðal- og varamenn í sveitarstjórn auk æðstu stjórnenda sveitarfélagsins. Makar þessara aðila, ófjárráða börn og aðrir fjárhagslega háðir einstaklingar falla einnig hér undir ásamt fyrirtækjum í eigu eða undir stjórn þessara aðila.
Tengdir aðilar skuli í þessu sambandi teljast þeir sömu og fjármálastjóri skráir sem tengda aðila í tengslum við upplýsingagjöf til Fjármálaeftirlitsins vegna skráningar verðbréfa í Kauphöll Íslands.
Viðskipti sveitarfélagsins við tengda aðila skulu vera á sömu forsendum og þegar um óskylda aðila er að ræða, s.s. varðandi einingaverð.

21. gr.
Innkaupaheimildir
Þeir aðilar sem heimild hafa til innkaupa á vegum Mosfellsbæjar er þeir aðilar sem hafa forræði yfir ákveðnum rekstrareiningum, þ.e. málaflokk eða deild eins og þær eru skilgreindar í fjárhagsáætlun bæjarins og hafa þessir aðilar heimild til að stofna til útgjalda fyrir hönd Mosfellsbæjar innan ramman gildandi fjárhagsáætlunar. Fjármáladeild heldur yfirlit yfir þá starfsmenn sem hafa innkaupaheimildir sbr. ofanskráð.
Allir þeir sem heimild hafa til innkaupa á vegum Mosfellsbæjar skulu í þeim tilfellum sem innkaup eru lægri en viðmiðunarfjárhæðir þær sem getið er í grein 13,  kappkosta að innkaup til daglegra nota séu ávallt við lægstu verðum sem völ er á að teknu tilliti til óska um gæði og fyrirhafnar við að nálgast vöruna.

22. gr.
Kærur og kvartanir
Sé um að ræða innkaup sem falla undir lög um opinber innkaup nr. 84/2007, getur aðili borið fram kæru til kærunefndar útboðsmála, sbr. XIV. kafla laganna. Kæra skal berast nefndinni skriflega innan fjögurra vikna frá því kærandi vissi eða mátti vita um ákvörðun, athöfn eða athafnaleysi sem hann telur brjóta gegn réttindum sínum, sbr. 94. gr. laga nr. 84/2007.
Telji bjóðendur eða seljendur þjónustu, verka eða vöru að á rétti sínum hafi verið brotið eða meðferð innkaupamála hjá sveitarfélaginu sé ábótavant, en málið heyrir ekki undir kærunefnd útboðsmála, er þeim ætíð heimilt að beina erindi þar um til bæjarráðs. Kvörtun skal berast bæjarráði skriflega innan fjögurra vikna frá því kvartandi vissi eða mátti vita um ákvörðun, athöfn eða athafnaleysi sem hann telur brjóta gegn réttindum sínum.

23. gr.
Gildistaka og endurskoðun
Reglur þessar öðlast gildi við samþykkt bæjarstjórnar Mosfellsbæjar.
Fjárhæðir skv. þessum reglum skal endurskoða ár hvert.